Das Ende der Excel-Hölle: KI in der Finanzabteilung von KMU

In der Regel nicht. Viele moderne Tools für Belegerfassung, Kontierung und Workflow-Automation arbeiten mit grafischen Oberflächen (No-Code oder Low-Code). Die Einrichtung und Integration in bestehende Systeme wie BMD oder RZL erfordert allerdings technisches Know-how — das kann ein spezialisierter Dienstleister übernehmen.

Die Sicherheit hängt vom gewählten Anbieter und der Architektur ab. Cloud-Lösungen sollten DSGVO-konform sein, einen Auftragsverarbeitungsvertrag bieten und Daten idealerweise in der EU speichern. On-Premise-Lösungen halten Daten im eigenen Haus, sind aber wartungsintensiver. Grundsätzlich gilt: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Audits sind Pflicht.

Bereits ab etwa 5 Mitarbeitenden und einem regelmäßigen Belegaufkommen von mehr als 20 Eingangsrechnungen pro Woche kann sich eine teilautomatisierte Lösung rechnen. Der Einstieg ist oft günstiger als erwartet — vor allem wenn Förderungen wie KMU.DIGITAL genutzt werden.

Nein. KI-Tools übernehmen repetitive Aufgaben wie Belegerfassung, Kontierung und Abstimmung. Die steuerliche Beratung, strategische Planung und Jahresabschlussprüfung bleiben Aufgaben für qualifizierte Steuerberaterinnen und Steuerberater. Viele Kanzleien setzen selbst KI ein, um Routinearbeit zu beschleunigen und mehr Zeit für Beratung zu gewinnen.

Ein typisches Pilotprojekt — etwa die Automatisierung des Rechnungseingangs — lässt sich je nach Systemlandschaft in 4 bis 8 Wochen umsetzen. Dazu kommt eine Trainingsphase, in der das KI-Modell aus historischen Daten lernt. Die vollständige Automatisierung mehrerer Finanzprozesse kann 3 bis 6 Monate dauern.

Die wichtigsten Anlaufstellen sind KMU.DIGITAL (Beratung und Umsetzung), aws Digitalisierung und die FFG Innovationsförderung. Die konkreten Förderhöhen und Einreichfristen ändern sich regelmäßig — eine Prüfung über das jeweilige Förderportal oder einen Förderpotenzial-Check ist empfehlenswert.