KI im Sekretariat: Wie Handwerksbetriebe ihr Büro neu aufstellen

Nein. KI übernimmt repetitive Aufgaben wie Terminplanung, Standardanfragen und Rechnungsstellung. Die Bürokraft wird dadurch entlastet und kann sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die Erfahrung und Urteilsvermögen erfordern – etwa komplexe Kundenanliegen oder Projektkoordination.

Die monatlichen Kosten liegen typischerweise zwischen 80 und 200 Euro, abhängig von Anrufvolumen und Funktionsumfang. Viele Anbieter bieten Testphasen an, sodass der Nutzen vor einer langfristigen Entscheidung überprüft werden kann.

Ja, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, EU-Serverstandort, Transparenzhinweis bei KI-Telefonassistenten und ein dokumentiertes Löschkonzept. Geförderte Beratung dazu gibt es über KMU.DIGITAL.

Die wichtigsten Programme sind KMU.DIGITAL (Beratung und Umsetzung), aws Digitalisierung und verschiedene Landesförderungen. Der Förderanteil kann je nach Programm zwischen 30 % und 80 % der Projektkosten betragen.

Ein einzelnes Tool – etwa ein KI-Telefonassistent – lässt sich in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen einrichten und konfigurieren. Die Feinabstimmung auf betriebsspezifische Abläufe dauert erfahrungsgemäß weitere zwei bis vier Wochen.

Die aktuelle Generation von Sprachmodellen (Stand 2026) versteht gängige österreichische Dialektvarianten zuverlässig. Bei sehr starkem Dialekt kann es zu Ungenauigkeiten kommen – deshalb empfiehlt sich eine Testphase mit realen Anrufen aus dem eigenen Kundenkreis.