Copilot vs. Gemini: Der KI-Assistent im Büro-Alltag 2026

Ja, das ist die Kernfunktion. Beide Systeme sind darauf ausgelegt, auf die Daten innerhalb Ihres jeweiligen Unternehmens-Kontos (Microsoft 365 Tenant oder Google Workspace) zuzugreifen. Wichtig ist, dass diese Daten laut Anbieterangaben nicht zum Training der allgemeinen, öffentlichen KI-Modelle verwendet werden. Die KI arbeitet in Ihrem geschützten Bereich.

Beide Dienste werden als Add-on zu den bestehenden Microsoft 365- oder Google Workspace-Abonnements lizenziert, meist auf einer Pro-Benutzer-Pro-Monat-Basis. Die genauen Kosten können variieren. Es empfiehlt sich, die aktuellen Preismodelle direkt bei den Anbietern zu prüfen, da diese sich an die Marktentwicklung anpassen.

Eine gewisse Einarbeitung ist sehr empfehlenswert. Technisch ist die Nutzung oft intuitiv, da sie auf normaler Sprache basiert. Die eigentliche Schulung liegt darin, ein neues Mindset zu entwickeln: Nicht mehr selbst zu tippen, sondern die KI zu instruieren ('prompting'). Kurze Workshops können helfen, das Potenzial voll auszuschöpfen und die Effizienzgewinne zu maximieren.

Sowohl Microsoft als auch Google haben umfangreiche Maßnahmen ergriffen, um die DSGVO-Konformität ihrer Cloud-Dienste sicherzustellen, einschließlich der neuen KI-Funktionen. Dennoch liegt die letztendliche Verantwortung beim datenverarbeitenden Unternehmen. Eine Prüfung der Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und eine interne Risikobewertung sind ratsam.

Das hängt weniger von der Branche als von der bestehenden Software-Infrastruktur ab. Nutzt der Betrieb bereits intensiv Microsoft Office für Angebote, Rechnungen und die Einsatzplanung in Teams, ist Copilot der logische Schritt. Arbeitet der Betrieb eher cloud-basiert mit Google Drive zur Fotodokumentation und Google Kalender zur Terminplanung, fügt sich Gemini nahtloser ein.