Agentur gefunden: So managen Sie die Zusammenarbeit zum Erfolg

Das hängt stark vom Umfang ab. Eine Faustregel besagt, dass man für die laufende Wartung, Betreuung und kleine Optimierungen einer Webseite oder Software jährlich etwa 15-20% der ursprünglichen Projektkosten einplanen sollte. Für aktive Wachstums- und Marketing-Maßnahmen sind separate, zielbasierte Budgets notwendig, die in der Regel als monatlicher Retainer vereinbart werden.

Dies sollte vertraglich klar geregelt sein. Üblicherweise gehen bei abgeschlossenen Projekten die Nutzungsrechte und oft auch das Eigentum am individuell erstellten Quellcode an den Auftraggeber über. Bei Nutzung von Standard-Software oder Plattformen der Agentur erwirbt man meist ein Nutzungsrecht. Daten, die Ihr Unternehmen betreffen (z.B. Kundendaten), sollten immer in Ihrem Eigentum bleiben.

Professionelle Agenturen definieren sogenannte Service-Level-Agreements (SLAs). Darin ist festgelegt, wie schnell auf Anfragen unterschiedlicher Dringlichkeit reagiert wird. Für nicht-kritische Anfragen sind 24-48 Stunden üblich, für Notfälle (z.B. Systemausfall) deutlich kürzere Reaktionszeiten von wenigen Stunden, oft auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Suchen Sie das offene Gespräch und legen Sie die Daten auf den Tisch. Eine gute Agentur wird die Situation analysieren und gemeinsam mit Ihnen nach den Ursachen forschen. Oft sind es nicht die Maßnahmen selbst, sondern veränderte Rahmenbedingungen oder falsche Annahmen, die korrigiert werden müssen. Die regelmäßigen Review-Meetings sind genau dafür da, solche Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Ein klassisches Projekt folgt Phasen: 1. Analyse & Strategie (Workshop, Zieldefinition), 2. Konzeption & Design (Struktur, Layouts), 3. Technische Umsetzung (Programmierung), 4. Test & Launch (Qualitätssicherung, Go-Live) und 5. Laufende Betreuung & Optimierung. Agile Methoden, bei denen in kurzen Zyklen gearbeitet wird, sind heute aber ebenfalls sehr verbreitet und ermöglichen mehr Flexibilität.